6. Bedrijfsvoering

Algemeen

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt inzicht gegeven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Onder bedrijfsvoering verstaan we het scheppen van voorwaarden en het bieden van ondersteuning bij het uitvoeren van de wettelijke taken. Dit gebeurt op meerdere vakgebieden, zoals Juridische Zaken, ICT, Financiën, Personeel en Organisatie en meer. Deze functies staan ten dienste van de zorg voor en de dienstverlening aan onze inwoners. Het is nodig dat deze ondersteuning aansluit bij de behoefte. Daarom stemt Bedrijfsvoering haar aanbod af met de teams die diensten leveren aan de inwoners en bedrijven.

Personeel en organisatie

Organisatieontwikkeling

In 2023 was er nog steeds veel beweging op de arbeidsmarkt en zijn 126 vacatures vervuld met zowel in- als externe kandidaten. Daar waar het lastig is om nieuwe medewerkers te werven kijken we nog steeds of we interne medewerkers kunnen opleiden en laten doorstromen. Ook blijven we zoeken naar nieuwe creatieve manieren van werven. Door sollicitanten wordt vaak aangegeven dat we hiermee opvallen en dat het hen helpt om een beter beeld te krijgen van de werkgever gemeente Purmerend.

Ook hebben we in 2023 nagedacht over de vraag hoe we oudere medewerkers en/of medewerkers in fysiek zware beroepen kunnen helpen om tot aan hun pensioen leeftijd inzetbaar te blijven. Via het project “ontdek de horizon” hebben we hier een start mee gemaakt. Hier deden 23 medewerkers in fysiek zware beroepen aan mee en kan als zeer succesvol worden beschouwd. De deelnemers kregen een beter zicht op hun (on)mogelijkheden, hebben bij diverse andere functies mee kunnen kijken, en kwamen hierdoor echt in beweging. Een aantal heeft meteen op andere functies gesolliciteerd en sommigen zijn gestart met een opleiding. Twee van de deelnemers zijn inmiddels zelfs al doorgestroomd naar een fysiek lichtere functie. In 2024 gaan we het project evalueren en kijken of we hier (organisatiebreed) een vervolg aan kunnen geven.

Om collega’s een (nog) bredere, andere, kijk te geven op de stad, de dorpen en de Purmerendse manier van werken te laten ervaren, hebben we een aantal één-/halfdaagse stages georganiseerd. Hierbij doen medewerkers ervaring op bij andere organisaties en instellingen van Purmerend, of lopen bijvoorbeeld met de postbode in een wijk van Purmerend mee. Deze stages hebben waardevolle inzichten opgeleverd. Medewerkers zien wat er in de stad gebeurt en horen wat onze inwoners nodig hebben. De bedoeling is dat deze stages een vervolg krijgen in 2024 waarbij de inzichten actief worden besproken en zo mogelijk worden toegepast in het dagelijks werk.

Naast de bewegingen op de arbeidsmarkt, hebben ook de ontwikkelingen rondom parkeren en de parkeergarage de vraag ‘hoe blijven we een aantrekkelijke werkgever’ actueel gehouden. Omdat een groot deel van onze medewerkers in Noord-Holland-Noord/West-Friesland wonen, zijn zij afhankelijk van de auto om naar het werk te komen. Ook is er een groep medewerkers die ’s avonds en ‘s nachts of in beschikbaarheidsdiensten werken. Dit heeft ertoe geleid dat er een nieuwe reiskostenvergoeding is vastgesteld. Naast een verhoging van de reiskostenvergoeding, hebben medewerkers die ’s avonds/’s nachts werken en/of medewerkers die beschikbaar moeten zijn de mogelijkheid om uitrij-/dagkaarten aan te vragen. Op deze manier kunnen zij op een veilige manier naar huis ’s avonds of snel reageren op een oproep. Om extra te stimuleren (naast de al bestaande gunstige fietsregeling) dat minder medewerkers met de auto naar het werkhoeven te komen, worden er in 2024 ook poolauto’s ingezet. Deze kunnen medewerkers (als de bestaande elektrische dienstfietsen of het openbaar vervoer niet doelmatig is) gebruiken voor bezoeken aan inwoners en ondernemers.

Vacatureruimte en kosten inhuur derden
De beschikbare vacatureruimte met daaraan toegevoegd het in de begroting opgenomen inhuurbudget dient als dekking voor de kosten van inhuur van personeel. De kosten van inhuur bedragen in 2023 circa € 16,6 miljoen. Ter vergelijking, in de jaarrekening 2022 van Purmerend is een bedrag van € 14,9 miljoen aan inhuurkosten verantwoord. De inhuurkosten 2023 uitgedrukt in een percentage van de totale loonsom bedraagt 19,6% (2022 was 19,8%). Het laatst bekende landelijk gemiddelde van gemeenten over het jaar 2022 is 17%.

Financiën

Wij staan voor een helder en betrouwbaar financieel beheer en planning & controlproces. In 2023 zijn we daarom verder gegaan met procesverbeteringen, waaronder digitalisering en automatisering om adequaat te kunnen sturen op beleid en financiën. In 2023 is de p&c-cyclus weer aangeboden overeenkomstig de afspraken met de raad.

Financiële functie

Belangrijk is dat de financiële functie aansluit op de wensen en behoeften van bestuur en organisatie. Dit vraagt om: sluiten de systemen nog aan op de gewenste ontwikkelingen, kunnen we efficiënter rapporteren, hebben we de financiën van de groeiopgave goed in beeld. Veel aandacht zal ook gaan naar de bemensing van de financiële functies. Dit is uiterst lastig omdat er sowieso krapte is, maar ook omdat we in een dynamische groeiopgave zitten die specifieke kennis en kunde vraagt (denk aan fiscaliteit, projectcontrol, grondexploitaties). De afgelopen jaren zijn goede resultaten behaald met het zelf opleiden van deskundige lokaal betrokken medewerkers; die lijn willen we voortzetten.

Brede control

De opgaven van Purmerend vragen om een integrale benadering. Onze aandacht gaat uit naar de opzet en verbetering van de planning- en controlcyclus en de daaruit voortvloeiende documenten waarbij beleid en financiën samenkomen. Financiën en control gaan zich bij haar doorontwikkeling meer richten op het geven van integraal advies. Ook zet ze stappen om de vakspecifieke controldisciplines meer te betrekken bij de advisering over risico’s en beheersmaatregelen die verbonden zijn aan de doelen en ambities in de begroting. De focus bij advies ligt op het rechtmatig, efficiënt, effectief en beheerst realiseren van doelen. We verbeteren de uitwisseling van vakkennis en expertise door periodiek afstemmingsmomenten te organiseren. Zo dragen de adviezen bij aan de kwaliteit van de besluitvorming, sturing, beheersing en verantwoording van de organisatie.

Digitalisering, automatisering en doorontwikkeling financiële sturing en advies

We moeten kunnen vertrouwen op een financiële administratie die foutloos is en overzichtelijke informatie levert. We richten ons de komende jaren op digitalisering en automatisering van handmatige werkzaamheden. Door verdergaande automatiseringsmogelijkheden zal deze ontwikkeling zich voortzetten. In 2023 is de aanbesteding afgerond over een nieuw financieel systeem, inclusief een vernieuwde begrotingsmodule en een contractmanagementsysteem. De implementatie van het nieuw financieel systeem is gestart in 2023 en het financieel systeem zal in januari 2024 in productie worden genomen.

Inkomende en uitgaande facturen

In ons betaalsysteem zijn alle leveranciers aangemerkt om per direct te betalen als de factuur juist is. Wij hanteren dus een betaaltermijn van 0 dagen. Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente bedraagt 25 dagen. In individuele gevallen is er sprake van termijnoverschrijding. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen.

Fiscaliteit

Van belang is dat we kunnen laten zien dat onze fiscale beheersing op een voldoende niveau zit. Met onder meer steekproefsgewijze controles tonen we met een redelijke mate van zekerheid aan dat de ingediende belastingaangiften juist zijn. Hiermee voorkomen we verrassingen en geven we uitvoering aan het convenant Horizontaal Toezicht (HT) dat we met de Belastingdienst hebben gesloten.
Eind 2020 is er een einde gekomen aan het oude HT en is er een nieuw Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (DHT) gepubliceerd. Dit nieuwe DHT is voor minder belastingplichtigen toegankelijk omdat de criteria voor deelname zijn verhoogd. Tevens komen er veel meer verplichtingen aan de kant van de belastingplichtigen om in DHT te komen en te blijven. Die verplichtingen zien we met name bij de diverse verplichtingen op het gebied van tax control en zelf monitoring die met de Belastingdienst moeten worden gedeeld. Doel van DHT is om veel meer werk bij belastingplichtigen zelf neer te leggen en capaciteit vrij te spelen om weer meer te gaan controleren bij belastingplichtigen zonder DHT. We zijn met de Belastingdienst in gesprek om te kijken wat dit voor ons als gemeente betekent en in hoeverre wij hier adequaat invulling aan kunnen geven. Eén van de eisen is dat de belastingplichtige een tax control framework (TCF) opstelt en implementeert.

ICT

Informatisering en automatisering

De inzet van ICT blijft een cruciale rol houden in de uitvoering van onze taken en het functioneren van de stad en dorpen. De maatschappelijke en ruimtelijke opgaven in de stad en dorpen en onze organisatie zijn nauw verbonden met vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. We zien dat onze organisatie steeds ‘ICT-intensiever’ wordt. Dit is overigens niet uniek voor Purmerend, maar sluit aan bij een algemene maatschappelijke trend.

ICT blijft een strategisch bedrijfsmiddel voor gemeenten. We hebben 2023 benut om de digitale werkomgeving voor de medewerkers te verbeteren. Hiermee borgen we zoveel mogelijk de continuïteit van de digitale werkomgeving. We dragen zorg voor een stabiel en veilig digitaal netwerk, goed functionerende generieke ICT-voorzieningen (hardware en software) en een hoog niveau van gebruikersondersteuning.

Informatiebeveiliging

Het Gemeentelijk InformatieBeveiligingsBeleid (GIBB) bepaalt (op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid) de kaders en verantwoordelijkheden om een adequate informatiebeveiliging in te richten en te onderhouden. In 2023 zijn belangrijke stappen gezet in het voldoen aan deze verantwoordelijkheid. Hierover wordt verantwoording afgelegd door middel van de jaarlijkse ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Deze is voor de gehele organisatie binnen de deadline ingeleverd.

Digitaal samenwerken

De ontwikkeling naar een informatieorganisatie biedt kansen en uitdagingen voor de stad en onze organisatie. Kansen om onze dienstverlening te verbeteren, transparantie en vertrouwen te vergroten en maatschappelijke uitdagingen op te pakken. Het verder digitaliseren en inrichten van plaats- en tijdonafhankelijk werken voor medewerkers in combinatie met onze inwoners en (keten)partners wordt hierin verder gefaciliteerd. Dit vereist goede inzicht in benodigde voorzieningen en geldende wetgeving om tot efficiënte en effectieve digitale oplossingen te komen, met voldoende aandacht voor publieke waarden als veiligheid, toegankelijkheid, privacy en gelijke behandeling. In 2023 is verder gegaan met de implementatie van tools om die digitale samenwerking mogelijk te maken, zoals het zaaksysteem en het gebruik van Teams.

Communicatie

In 2022/2023 is een aantal losse gemeentelijke (project)websites ondergebracht onder purmerend.nl. Dit is beter voor de vindbaarheid van de informatie en efficiënter omdat er minder domeinnamen nodig zijn en contentmanagement maar op één plek nodig is. Dit zijn de sites:

• Duurzaamheid

• Datalab

• Van brug tot brug

• Baanstee Noord

• Erfgoedbeemster.nl

• Gemeentelijkvastgoed.nl

• Kermis.purmerend.nl

• Kinderboerderij.purmerend.nl

• Purmerend2040.nl

• Visievanbeemster.nl

• Woneninpumerend.nl

Ook zijn meerdere websites ontwikkeld en live gegaan zoals asd.purmerend.nl, inhetstadje.nl, werkenbijpurmerend.nl en raad.purmerend.nl.

Schrijftrainingen

Er is tijd geïnvesteerd in schrijftrainingen Duidelijke Taal om zo teksten begrijpelijker en toegankelijker te maken.

Inkoop, contracten en subsidies (INCS)

INCS voorheen team coördinatie aanbestedingen heeft in 2023 een flinke groei meegemaakt. Door de weg die de afdeling een aantal jaren terug was ingeslagen om alles te centraliseren en professionaliseren en tegelijkertijd ook zichtbaar te zijn is er flink geïnvesteerd. Dit heeft als gevolg gehad dat men meer kon focussen om tijdig aanbestedingen uit te zetten, de onrechtmatigheid is verminderd en dat er aan de inkoopbehoefte van de organisatie kan worden voldaan. De gemeente heeft een inkoopvolume van € 145 miljoen, onderverdeeld onder ruim 2500 leveranciers. Afgelopen jaar heeft de afdeling inkoop ruim 150 trajecten doorlopen. Ook focust de afdeling op duurzaamheid. Dit heeft geresulteerd tot de status goud qua duurzaamheid bij de MRA (Metropoolregio Amsterdam). Purmerend is een van de 3 gemeenten die deze status heeft.

Het team van contractmanagers en beheerders hebben zich verder ontwikkeld in de CATS-methode. Dit zorgt er mede voor dat de rollen binnen het proces helder zijn, zowel binnen het INCS-team als buiten het team. Vanuit dit oogpunt worden er gesprekken gevoerd met de contracteigenaren. Door deze gesprekken weten de contracteigenaren tijdig contact op te nemen als een contract niet lekker loopt.

Alle indexeringen moeten via de contractmanagers. Het afgelopen jaar is gezien dat veel leveranciers/aanbieders een hogere indexatie aanvragen dan in het contract is opgenomen. De contractmanagers zijn niet akkoord gegaan met deze verhogingen, dit heeft er voor gezorgd dat er ca. € 150.000,- is bespaard. Door accountgesprekken met de leveranciers structureel in te plannen worden de contracten beter gebruikt en waar mogelijk aangepast. De einddatum van een contract wordt tijdig gesignaleerd en indien gewenst wordt deze verlengd of er wordt een inkoopprocedure gestart. In de inkoopprocedure worden de lessons learned van het aflopende contract meegenomen.

INCS, waarvan de S staat voor de inkomende subsidies. Onze gemeente staat de komende jaren voor veel uitdagingen. Een stad die groeit en bloeit. De gemeente staat er niet alleen voor in haar opgaven. Om optimaal gebruik te maken van alle methoden van (co) – financiering, moeten we nu zaaien om later te oogsten. Sinds 2020 is de inzet op inkomende subsidies daarom geïntensiveerd. Gekozen is voor een integrale aanpak waarbij de subsidiekansen voor alle domeinen in samenhang en overstijgend worden opgepakt. Een regionaal, Provinciaal, landelijk en Europees netwerk draagt ook bij aan het succesvol werven van subsidies. Deze inzet heeft geleid tot een volume in 2023 van 35 toegekende aanvragen ten bedrage van € 46 miljoen euro op gebied van klimaatadaptatie, woningbouw, restauratie monumenten, energiebesparingsprogramma’s, preventieve gezondheid – en maatschappelijke programma’s.

Rechtmatigheidsverantwoording

ALGEMEEN

Vanaf het dienstjaar 2023 is het college zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. Met ingang van 2023 heeft het college zelf getoetst op de rechtmatige naleving van het door de raad vastgestelde normenkader.

Bij de rechtmatigheidsverantwoording gaat het erom dat het college toelicht in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties overeenstemmen met of afwijken van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen.

Op woensdag 21 februari 2024 zijn de gemeenten door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) geïnformeerd over actuele stand van zaken ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) kan na overleg tussen het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer nog niet worden gewijzigd ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de accountant over het verslagjaar 2023 een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties moeten afgeven waar dit anders door het college zou plaatsvinden. De gemeenten worden opgeroepen de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening, conform de aangepaste verordeningen en de afspraken die hierover door vertegenwoordigende organen met het bestuur zijn gemaakt. Het college heeft op 27 februari 2024 de gemeenteraad hierover geïnformeerd (1595088) en aangegeven op de ingeslagen weg verder te gaan met het voorbereiden en afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording over 2023 in de jaarstukken 2023. Op 6 maart 2024 heeft BZK in de IBI nieuwsbrief nr.121 duidelijkheid verstrekt wat er van gemeenten en accountants verwacht wordt ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording 2023. Gemeenten dienen in de jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen en de controlerend accountant geeft een getrouwheidsoordeel af ten aanzien van de in de jaarrekening aanwezige rechtmatigheidsverantwoording.

Op 8 april 2024 heeft de commissie BBV de verplicht te hanteren modelverantwoording aangepast door expliciet de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023 als grondslag voor de rechtmatigheidsverantwoording toe te voegen.

In de navolgende paragrafen zijn de uitgangspunten en bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording nader geduid.

GEMAAKTE AFSPRAKEN MET DE RAAD

Gedurende 2023 en begin 2024 zijn er op diverse momenten afspraken tussen de gemeenteraad en het college gemaakt over de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording. Hierna zijn deze afspraken geduid.

Financiële verordeningen controleverordening
Op 30 maart 2023 heeft de gemeenteraad de financiële verordening 2023 en de controleverordening 2023 vastgesteld. Beide verordeningen zijn aangepast in lijn met de van toepassing zijnde rechtmatigheidsverantwoording over 2023. In artikel 20 van de financiële verordening 2023 zijn afspraken gemaakt over hoe omgegaan dient te worden met de rechtmatigheidsverantwoording.

Verantwoordingsgrens, rapportagegrens en de paragraaf bedrijfsvoering
Op 25 mei 2023 heeft de gemeenteraad besloten de verantwoordingsgrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1% van de totale lasten, inclusief mutaties in de reserves. Een verantwoordingsgrens van 1% komt over 2023 uit op een bedrag van € 3,7 miljoen.

De gemeenteraad heeft op 25 mei 2023 de rapportagegrens voor individuele onrechtmatigheden vastgesteld op € 600.000, zijnde 20% van de verantwoordingsgrens. Dit betekent dat alle individuele fouten en onduidelijkheden boven € 600.000,- hieronder in de paragraaf bedrijfsvoering door het college nader worden toegelicht.

Er zijn vanuit de gemeenteraad geen specifieke onderwerpen die de gemeenteraad in de paragraaf bedrijfsvoering terug wenst te laten komen. Hieronder zullen per geconstateerde onrechtmatigheid de wettelijke onderdelen worden toegelicht te weten:

• de oorzaken toelichten voor evt. geconstateerde onrechtmatigheden (wat is het precies);

• een verklaring voor de geconstateerde onrechtmatigheden (achterliggende reden);

• acties die door het college zijn ondernomen om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen (beheersmaatregelen).

Normenkader
Op 29 februari 2024 heeft de gemeenteraad het normenkader vastgesteld. Het normenkader bevat de wet- en regelgeving die relevant is voor de rechtmatigheidsverantwoording van 2023. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording gaat het daarbij om de bepalingen waarvoor de gemeente financiële consequenties uit kunnen voortkomen. Het college optimaliseert het normenkader in een toetsingskader. Het toetsingskader is opgenomen in de aanwezige procesbeschrijvingen en het interne controleplan.

Eerste jaar
Gezien de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 voor de eerste keer wordt afgegeven door het college wordt 2023 ook gezien als een ‘’proefjaar’’. Leermomenten voortkomend uit de eerste afgegeven rechtmatigheidsverantwoording worden toegepast in de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording over 2024. Indien daar aanleiding toe is worden in 2024 de met de raad gemaakte afspraken inzake de rechtmatigheidsverantwoording nader geduid.

BEGROTINGSCRITERIUM¹
In deze paragraaf worden in lijn met artikel 20 lid 5.a van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023 de geconstateerde begrotingsonrechtmatigheden vermeld.

Begrotingsonrechtmatigheden binnen de exploitatie
De verschillen tussen de geautoriseerde lasten en de gerealiseerde lasten worden hieronder per programma weergegeven (lasten x €1.000).

Conform artikel 20 lid 6a van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023 zijn overschrijdingen van kosten kleiner dan € 100.000,- rechtmatig. Hieronder worden alleen afwijkingen groter dan € 100.000 per programma/ beleidsveld toegelicht.

De hierboven vermelde begrotingsoverschrijdingen zijn hieronder per programma/ beleidsveld nader geduid.

Programma 1 Publiekdiensten
Binnen programma 1 is er een overschrijding van € 154.000 aanwezig door hogere juridische kosten. Het aantal af te handelen bezwaren is meer dan verdubbeld ten opzichte van 2022 (met name OZB bezwaren). Om de werkzaamheden hiervoor op te vangen was inhuur van extern personeel noodzakelijk. Daarnaast is er een overschrijding aanwezig als gevolg van hogere personele lasten die horen bij de dienstverlening ten aanzien van het verlenen van reisdocumenten, rijbewijzen naturalisatie en huwelijksvoltrekkingen ter grootte van € 152.000. Tegenover deze hogere personele lasten staan hogere baten als gevolg van de legesopbrengsten. Waardoor deze begrotingsoverschrijding ten aanzien van de loon en leges opbrengsten dienstverlening betreft daarmee een begrotingsoverschrijding in lijn met het door de gemeenteraad vastgestelde beleid en voldoet aan de vereisten zoals opgenomen in artikel 20 lid 6b van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023. Naast deze begrotingsoverschrijding zijn er binnen programma 1 onderschrijdingen ter grootte van € 190.000 waardoor er per saldo een overschrijding is van €116.000.

Programma 2 Samenleving Binnen programma 2 hebben zich op de navolgende beleidsvelden begrotingsoverschrijdingen voorgedaan die groter zijn dan € 100.000. De overschrijdingen zijn hierna per beleidsveld toegelicht.

BV021 Kunst en Cultuur
Het beleidsveld Kunst en Cultuur heeft in totaal € 166.000 overschrijdingen. Van deze overschrijding betreft € 92.000 een door de gemeente verstrekte subsidie waar de gemeente vanuit Het Rijk een subsidie voor heeft ontvangen (SPUK IDO). De kosten inzake kaartgeverkoop Purmaryn vallen €31.000hoger uit door de toename van de kaartverkoop. Door de hoger opbrengsten is dit gedekt. Beide overschrijdingen voldoet aan de vereisten van artikel 20 lid 6b van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023 en worden daarmee niet als onrechtmatig aangemerkt. De overige overschrijdingen ter grootte van € 43.000 zijn overschrijdingen die wel onrechtmatig zijn.

BV022 Sport en recreatie
Het beleidsveld Sport en recreatie heeft in totaal € 436.000 overschrijdingen op de lasten. Dit betreft € 236.000 overschrijdingen als gevolg van het verstrekken van extra subsidiegelden aan Spurd. Tegenover deze extra subsidieverstrekking staan extra subsidie inkomsten van de SPUK NEAS en Spuk stimulering sport waardoor deze overschrijding in met artikel 20 lid 6b van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023 niet als onrechtmatig worden aangemerkt. Daarnaast zijn er binnen het beleidsveld € 200.000 individuele kleine overschrijdingen die onrechtmatig zijn.

BV024 Jeugd
Het beleidsveld Jeugd heeft in totaal een overschrijdingen op de lasten van € 1.667.000. Deze overschrijding betreft voor € 2.066.000 een overschrijding ten aanzien van de uitvoering van de jeugdwet. Omdat hier sprake is van een openeinde regeling in lijn met artikel 20 lid 6c van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023 geen sprake van een onrechtmatigheid. Naast deze begrotingsoverschrijding zijn er binnen beleidsveld BV024 Jeugd onderschrijdingen ter grootte van € 235.000.

BV025 Onderwijs
Het beleidsveld Onderwijs heeft in totaal een overschrijding op de lasten van € 396.000. Deze overschrijding betreft met name een overschrijding ten aanzien van de onderwijshuisvesting (€ 385.000).Alle overschrijdingen ten aanzien van dit beleidsveld zijn onrechtmatig.

Programma 4 Milieu beleidsveld BV041 Milieu
Binnen programma 4 is er een overschrijding aanwezig van in totaal € 423.000 op beleidsveld BV041 Milieu. De overschrijding bestaat voor € 856.000 door een dotatie aan de voorziening afvalstoffenheffing (inclusief de nacalculatie op btw en overhead). Voor de afvalstoffenheffing betreft dit hogere inkomsten uit afvalstromen en daarmee is de overschrijding conform artikel 20 lid 6b van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023 rechtmatig. De hogere lasten ten aanzien van het Regionaal energiebesparingsprogramma ter grootte van € 181.000 worden gecompenseerd door hogere subsidie inkomsten van de Provincie en waardoor deze begrotingsoverschrijding in lijn is met het door de gemeenteraad vastgestelde beleid en voldoet aan de vereisten zoals opgenomen in artikel 20 lid 6b van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023. Naast deze begrotingsoverschrijding zijn er binnen beleidsveld BV041 Milieu onderschrijdingen ter grootte van € 614.000 waardoor er per saldo een overschrijding is van € 423.000.

Overzicht overhead
De overschrijding op het ‘’overzicht overhead, onvoorzien en VPB’’ ontstaat voor € 948.000 aan overheadkosten die toezien op de specifieke uitkeringen Oekraïne, Toeslagenaffaire, IZA, GALA en Energiearmoede. Bij het opmaken van de Najaarsnota is rekening gehouden met een doorbelasting van de overhead aan specifieke uitkeringen naar programma 2. Het blijkt echter niet toegestaan dit door te belasten aan de betreffende taakvelden in het programma. Deze kosten dienen verantwoord te worden op het overzicht Overhead te blijven staan. Hierdoor blijven de lasten volledig voor rekening van het overzicht Overhead. De ontvangen specifieke uitkeringen zijn verantwoord als baten binnen programma 2. Programma 2 heeft daardoor een voordeel van € 948.000, want de kosten van de overhead mogen wel op de regelingen worden gedeclareerd. Per saldo is dit budgettair neutraal in de jaarrekening. De begrotingsoverschrijding op het ‘’ Overzichten overhead, onvoorzien en VPB’’ betreft daarmee een begrotingsoverschrijding in lijn met het door de gemeenteraad vastgestelde beleid en voldoet aan de vereisten zoals opgenomen in artikel 20 lid 6b van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023. Naast deze begrotingsoverschrijding zijn er binnen het ‘’overzicht overhead, onvoorzien en VPB’’ onderschrijdingen ter grootte van € 315.000 waardoor er per saldo een overschrijding is van € 633.000.

Totaal Begrotingsonrechtmatigheden binnen de exploitatie
De begrotingsonrechtmatigheden ten aanzien van de lasten op de programma’s en beleidsvelden zijn voor in totaal € 5.355.000 opgenomen op regel ‘’1A. Overschrijding lasten op de programma’s’’ opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen de met uw raad gemaakte afspraken zoals opgenomen in artikel artikel 20 lid 6 van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023 zijn voor in totaal € 4.562.000 opgenomen op regel “4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid.’’ in de rechtmatigheidsverantwoording per saldo zijn de begrotingsonrechtmatigheden op regel 1a en regel 4 € 793.000.

Begrotingsonrechtmatigheden op investeringen
Over 2023 zijn er geen onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van de investeringen. De investeringen voldoen daarmee in 2023 aan de vereisten zoals opgenomen in artikel 20 lid 7 van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023.

Er zijn daarom ook geen begrotingsonrechtmatigheden op investeringen die opgenomen moeten worden op regel ‘’ 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)’’ in de rechtmatigheidsverantwoording.

Ongeautoriseerde reservemutaties
Over 2023 zijn er geen ongeautoriseerde reservemutatie.

Er zijn daarom ook geen ongeautoriseerde reservemutaties opgenomen op regel ‘’ 2. Ongeautoriseerde reservemutaties’’ in de rechtmatigheidsverantwoording.

Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld
Overschrijdingen op baten en lasten die gedurende het jaar bekend werden, zijn in 2023 aan de gemeenteraad voorgelegd, bijvoorbeeld via de Voor- en Najaarsnota’s. Nog niet geautoriseerde overschrijdingen worden in de jaarstukken toegelicht en worden door de vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad alsnog geautoriseerd. Dit geldt ook voor onderschrijdingen op baten en/of lasten, die niet als onrechtmatig worden gezien.

Er zijn daarom ook geen overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad opgenomen op regel ‘’ 3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld.’’

VOORWAARDENCRITERIUM²
In deze paragraaf worden in lijn met artikel 20 lid 5.b van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023 de geconstateerde onrechtmatigheden ten aanzien van het voorwaardecriterium vermeld.

Hierna zijn de individuele overschrijdingen ten aanzien van het voorwaardecriterium boven de € 600.000,- nader geduid.

Geconstateerde onrechtmatigheid ten aanzien van de aanbestedingen:
Uit de interne controle werkzaamheden is gebleken dat er in totaal € 4.132.680,- aan onrechtmatige inkopen boven de EU-aanbestedingsgrenzen hebben plaatsgevonden gedurende 2023. De onrechtmatige inkopen boven de rapportagegrens betreffende inkopen ten aanzien van de opvang van Oekraïense ontheemde in onze gemeente. Gedurende 2023 heeft de doelmatigheid van de opvang van de ontheemden prioriteit gekregen boven de rechtmatigheid. Daarnaast fluctueren de op te vangen aantallen ontheemden nog per periode en de beschikbare locaties. De overige geconstateerde onrechtmatigheden betreffen onrechtmatigheden die kleiner zijn dan de rapportagegrens.

Beheersmaatregelen:
Gedurende 2024 zullen de over 2023 onrechtmatige uitgaven inzake de opvang van de Oekraïense ontheemden zoveel als mogelijk doormiddel van aanbestedingen of het scharen van de dienstverlening onder bestaande contracten rechtmatig worden gemaakt.

De geconstateerde onrechtmatigheden ten aanzien van het voorwaardecriterium zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording omdat de totale onrechtmatigheden boven de verantwoordingsgrens uitkomen. De onrechtmatigheid is terug te vinden op regel ‘’ Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering)’’ in de rechtmatigheidsverantwoording.

MISBRUIK EN ONEIGENLIJK GEBRUIK CRITERIUM³
In deze paragraaf worden in lijn met artikel 20 lid 5.c van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023 de geconstateerde onrechtmatigheden ten aanzien van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O criterium) vermeld.

Uit de interne controle werkzaamheden zijn geen fouten of onduidelijkheden geconstateerd. Derhalve is er ook geen toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen ten aanzien van het M&O criterium.

Gezien er geen onrechtmatigheden ten aanzien van het M&O criterium zijn geconstateerd wordt er in de rechtmatigheidsverantwoording ook niets nader geduid ten aanzien van het M&O criterium.

INFORMATIEBEVEILIGING EN PRIVACY
In deze paragraaf worden in lijn met artikel 20 lid 5.d van de financiële verordening gemeente Purmerend 2023 de geconstateerde onrechtmatigheden ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy vermeld.

Gedurende 2023 hebben zich geen financiële onrechtmatigheden voorgedaan ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy. Uit de uitgevoerde interne werkzaamheden en uit de externe IT-Audit blijken geen onrechtmatigheden ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy.

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING IN DE JAARSTUKKEN
Op basis van de bovenstaande constateringen is het college van mening dat de in deze jaarrekening 2023 verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens van 3,7 miljoen.

1. De financiële beheers handelingen moeten tot stand komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting.
2. Dit zijn de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel interne en als extern en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
3. Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen, danwel met het doel om voor een te laag bedrag aan heffingen aan de hogere overheid te betalen.