6. Bedrijfsvoering

Algemeen

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt inzicht gegeven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Onder bedrijfsvoering verstaan we het scheppen van voorwaarden en het bieden van ondersteuning bij het uitvoeren van de wettelijke taken. Dit gebeurt op meerdere vakgebieden, zoals Juridische Zaken, ICT, Financiën, Personeel en Organisatie en meer. Deze functies staan ten dienste van de zorg voor en de dienstverlening aan onze inwoners. Het is nodig dat deze ondersteuning aansluit bij de behoefte. Daarom stemt Bedrijfsvoering haar aanbod af met de teams die diensten leveren aan de inwoners en bedrijven.

Personeel en organisatie

Organisatieontwikkeling

Net zoals alle organisaties in Nederland ervaren we ook in Purmerend de krapte op de arbeidsmarkt. Het ziet er niet naar uit dat dit op korte termijn gaat veranderen. De juiste mensen aan ons binden vraagt steeds weer creativiteit, zowel bij het werven als bij het kijken naar mensen en mogelijkheden. Vandaar dat we in 2022 zijn gestart met andere manieren van werven, die we in 2023 verder zullen uitbouwen. In 2022 hebben we ondanks de krapte op de arbeidsmarkt 144 nieuwe mensen aangenomen. We laten alle nieuwe medewerkers meteen de Purmerendse manier van werken ervaren. Daarvoor nemen we ze op de fiets mee naar buiten, de wijken van Purmerend en de dorpen van Beemster te ontdekken. Collega’s vertellen hierbij aan de nieuwe medewerkers over het werk en wat dit betekent voor onze inwoners en ondernemers. Er is aandacht voor wat er leeft en speelt in de specifieke wijken en dorpen en hoe we daar mee omgaan.

Zoals aangegeven in de programmabegroting van 2023 zijn we in 2022 ook gestart met het ‘Programma Buiten’. De eerste lichting collega’s heeft een dagdeel meegedraaid bij een organisatie in Purmerend of Beemster. Vissen met bewoners van de Zorgcirkel, voedselpakketten vullen bij de Voedselbank, aansluiten bij een praatgroep op het NL Plein, Bij Moeders in de Kosterij, of een rondje door de wijk met de postbode. Een plek die niets met hun dagelijkse werk te maken heeft, maar alles met werken in onze gemeente in brede zin. Zien en ervaren, om deze belevingen vervolgens met elkaar te delen en de betekenis ervan naar ons werk te vertalen. Het doel hiervan is dat onze medewerkers in verbinding met de stad en dorpen komen. Met elkaar bespreken we of wij met onze manieren van organiseren de juiste keuzes maken die helpend zijn voor onze inwoners. Dit zal in 2023 een vervolg krijgen.

In de leergang Binnen is de workshop ‘Werken in een politieke omgeving’ ontwikkeld en een eerste sessie gehouden. We gaan daarin samen in gesprek over het werken in de politieke omgeving van Purmerend; onder andere over de rollen van de raad, het college, de burgemeester en de ambtenaar, over het besluitvormingsproces en de aanpak van een goed voorstel. In 2023 staan er meer sessies gepland. Zowel het Programma Buiten als de sessies van de leergang Binnen worden door eigen collega’s gefaciliteerd

Cao-gemeenten

De Cao-gemeenten is in de loop van 2022 afgesloten en loopt van 1 januari 2021 t/m 1 januari 2023. Grootste aanpassing in de arbeidsvoorwaarden is de harmonisatie van het (bovenwettelijk) verlof, waarbij iedere medewerker ongeacht de gemeente waar hij/zij werkt hetzelfde aantal verlofdagen krijgt. Ook leeftijd heeft geen effect meer op het aantal verlofdagen. Voor gemeente Purmerend heeft dit wel als consequentie dat 5 mei niet meer als extra vrije dag mag worden toegekend.

Daarnaast is nieuw dat medewerkers bovenwettelijk verlof mogen sparen. Verlofsparen geeft medewerkers de mogelijkheid om hun verlof beter aan te passen aan hun loopbaanfase en specifieke privé-werkomstandigheden. Omdat de verwachting is dat meer medewerkers door deze mogelijkheid vervroegd willen stoppen met werken lopen we het risico dat daarmee veel kennis verloren gaat. Om dit tegen te gaan, onderzoeken we de mogelijkheid van een vorm van vervanging door jongere medewerkers, ook via doorstroom, die al geruime tijd voor het vertrek van de oudere medewerkers nauw met hen gaan samenwerken/meelopen.

Vacatureruimte en kosten inhuur derden
De beschikbare vacatureruimte met daaraan toegevoegd het in de begroting opgenomen inhuurbudget dient als dekking voor de kosten van inhuur van personeel. De kosten van inhuur bedragen in 2022 circa € 14,9 miljoen. Ter vergelijking, in de jaarrekening 2021 van Purmerend is een bedrag van € 11,5 miljoen aan inhuurkosten verantwoord. De inhuurkosten 2022 uitgedrukt in een percentage van de totale loonsom bedraagt 19,8% (2021 was 17%). Het laatst bekende landelijk gemiddelde van gemeenten met een inwoneraantal tussen 50.000 en 100.000 inwoners over het jaar 2021 is 17,1%.

Juridische zaken

Advies

Tot 2019 vielen de verwerkingen van persoonsgegevens door de BOA’s onder de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) , maar door aanpassing van de Wet politiegegevens (Wpg) kan of de Avg of de Wpg van toepassing zijn. In de Wpg en het bijhorende besluit BOA’s staat dat de Wpg van toepassing is op de verwerking van de persoonsgegevens door de BOA’s voor hun opsporingstaak. Dit geldt ook voor de opsporingstaken van de gemeente in het kader van de leerplicht en de sociale recherche. Ook gemeentelijke camera’s in de buitenruimte en de ondermijningstaken kunnen in bepaalde situaties onder de Wpg vallen In 2022 is een start gemaakt met het opstellen van het verbeterplan op basis van een eerder uitgevoerde audit. Om de verbetermaatregelen in te voeren is een extra privacy functionaris aangesteld.

Veel op ons afkomende ontwikkelingen vragen om nieuwe kennis en meer inzet van de privacyfunctionarissen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe digitale ontwikkelingen en Europese wet- en regelgeving op privacygebied. Het begrip persoonsgegevens wordt door de Autoriteit Persoonsgegevens ruim uitgelegd, waardoor een verwerking in een nieuw aan te schaffen systeem al snel onder de werking van de AVG valt. Op grond van de AVG moet dan worden beoordeeld of de verwerking van de persoonsgegevens überhaupt wel mag en als het wel mag hoe er zorgvuldig met het gebruik van persoonsgegevens kan worden omgegaan in het nieuwe systeem.

Bezwaar en beroep

Het aantal afgehandelde bezwaar- en beroepschriften liet in 2022 een stijging zien. Dit is mede veroorzaakt door de afhandeling van de bezwaar- en beroepschriften van aan corona gerelateerde zaken en doordat de rechtbanken een groot aantal zaken die bij hen ‘op de plank’ lagen in versneld tempo ter zitting bracht. De trend van de stijging van het aantal nieuwe bezwaarschriften lijkt te stabiliseren.

Financiën

Wij staan voor een helder en betrouwbaar financieel beheer en planning & controlproces. In 2022 zijn we daarom verder gegaan met procesverbeteringen, waaronder digitalisering en automatisering om adequaat te kunnen sturen op beleid en financiën. In 2022 is de p&c-cyclus weer aangeboden overeenkomstig de afspraken met de raad. In het jaar 2022 is de laatste jaarrekening van Beemster (jaarrekening 2021) opgeleverd. In 2022 hebben we vooral veel aandacht besteed aan de samenvoeging van de financiële administratie Beemster en Purmerend. Deze samenvoeging is gecontroleerd en akkoord bevonden door onze accountant. Afgelopen jaar zijn we verder gegaan met het zelf opleiden van lokaal betrokken medewerkers. Hiermee behalen we goede resultaten om specifieke kennis (VPB en grondexploitaties) toe te voegen binnen de organisatie. Het blijft lastig om eigen personeel te werven op kennis van grote projecten en gebiedsontwikkeling (business controllers).

Digitalisering, automatisering en doorontwikkeling financiële sturing en advies

We moeten kunnen vertrouwen op een financiële administratie die foutloos is en overzichtelijke informatie levert. We richten ons de komende jaren op digitalisering en automatisering van handmatige werkzaamheden. Door verdergaande automatiseringsmogelijkheden zal deze ontwikkeling zich voortzetten. In 2022 hebben we een aanbesteding gehouden voor een nieuw financieel systeem, inclusief een vernieuwde begrotingsmodule en een contractmanagementsysteem. Deze aanbesteding is positief afgerond.

Inkomende en uitgaande facturen

Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemeente hanteert als norm dat er binnen 30 dagen wordt betaald. In ons betaalsysteem zijn alle leveranciers aangemerkt om per direct te betalen als de factuur juist is. Wij hanteren dus een betaaltermijn van 0 dagen. De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente bedraagt 25 dagen. In individuele gevallen is er sprake van termijnoverschrijding. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen.

Informatievoorziening

Datalab, onderzoek en statistiek

In 2022 is vooral geïnvesteerd in onze techniek zodat we beter kunnen ondersteunen bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Binnen Atlas (ons geoportaal) zijn ondere andere data koppelingen gerealiseerd met het Kadaster. Hierdoor hoeven collega’s niet meer los in te loggen bij het Kadaster om actuele eigendomsinformatie in te kunnen zien. Ook de gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid zijn verbeterd. Daarnaast hebben we proeftuinen ontwikkeld om te kunnen kijken welke instrumenten het best geschikt is voor het beantwoorden van de vraag. Door in 2022 de basis op orde te hebben gemaakt kunnen we in 2023 grote stappen maken in de doorontwikkeling van atlas, het bouwen van kaarten met een thema of het bouwen van dashboards.

Wet open overheid (Woo)
Op 1 mei 2022 trad de Wet open overheid (Woo) in werking en is de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) ingetrokken. Wij hebben ons hierop voorbereid, zodat Woo-verzoeken volgens de nieuwe eisen zijn af te handelen. Dit was de eerste stap om inwoners, ondernemers en instellingen makkelijker toegang te geven tot openbare informatie. We monitoren of het aantal verzoeken met de nieuwe wet toeneemt. Van de 67 Woo-verzoeken die zijn ingediend zijn er 51 afgehandeld. Onze insteek is om met de verzoeker in gesprek te blijven en te vragen naar de vraag achter de vraag. Voor het vervolg van de gefaseerde Woo-invoering, aansluitend bij het tijdspad van de wetgever, is een plan gemaakt met een looptijd van meerdere jaren.

ICT

Informatisering en automatisering
De inzet van ICT speelt een cruciale rol in de uitvoering voor onze taken en het functioneren van de stad. Nieuwe (maatschappelijke) opgaven in de stad en onze organisatie zijn tegenwoordig steevast nauw verbonden met vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. We zien dat de organisatie steeds ‘ICT-intensiever’ wordt. Dit is overigens niet uniek voor onze gemeente, maar sluit aan bij een algemene maatschappelijke trend. Het belang van ICT als strategisch bedrijfsmiddel voor gemeenten neemt toe.

We hebben 2022 benut om de digitale werkomgeving voor de medewerkers te verbeteren. Hiermee hebben we kwetsbaarheden en extra kosten voorkomen en borgen we de continuïteit van de digitale werkomgeving. We dragen zorg voor een stabiel en veilig digitaal netwerk, goed functionerende generieke ICT-voorzieningen (hardware en software) en een hoog niveau van gebruikersondersteuning.

De ontwikkeling naar een informatiesamenleving biedt kansen en uitdagingen voor de stad en organisatie. Kansen om onze dienstverlening te verbeteren, transparantie en vertrouwen te vergroten en maatschappelijke uitdagingen op te pakken. Daarbij vragen inwoners en ondernemers om het vormgeven en borgen van goede randvoorwaarden voor de omgang met de groeiende hoeveelheid data en digitale voorzieningen in de ‘slimme stad’. Samen komen we tot efficiënte en effectieve digitale oplossingen, met voldoende aandacht voor publieke waarden als veiligheid, toegankelijkheid, privacy en gelijke behandeling.

Informatiebeveiliging
Het Gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid bepaalt (op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid) de kaders en verantwoordelijkheden om een adequate informatiebeveiliging in te richten en te onderhouden. In 2022 zijn belangrijke stappen gezet in het voldoen aan deze verantwoordelijkheid. Hierover wordt verantwoording afgelegd door middel van de jaarlijkse ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Deze is voor de gehele organisatie binnen de deadline ingeleverd.

Digitaal samenwerken
Willen (samen)werken waar dat het meest passend is voor de betreffende opgave vereist verdergaande digitalisering die plaats- en tijdonafhankelijk werken ondersteunt. In 2022 is gestart met het implementeren van tools om dit mogelijk te maken, waarbij de informatieveiligheid en privacy, naast borging van de continuïteit van de digitale werkomgeving, randvoorwaardelijk zijn.

Communicatie

Fusie/huisstijl/website
De gemeenteraden van Beemster en Purmerend hebben in 2020 besloten per 1 januari 2022 de twee gemeenten samen te voegen tot de nieuwe gemeente Purmerend. Bij een nieuwe gemeente hoort een nieuwe huisstijl. Deze is ontwikkeld in samenspraak met beide colleges en in 2022 doorgevoerd: de gemeentemiddelen zijn in kaart gebracht en gefaseerd omgezet in de nieuwe huisstijl. Eén van de prioriteiten was de gemeentewebsite www.purmerend.nl die op 15 december 2021 live ging. In 2022 is vervolgens een aantal sites opgenomen in de nieuwe site en daarmee dus ook omgezet in de nieuwe huisstijl. Dit zijn bijvoorbeeld de websites van erfgoed, belastingen, Purmerend 2040, de kermis, de site over afval en die van de kinderboerderij. Buiten de websites zijn er inmiddels al veel meer middelen omgezet, denk bijvoorbeeld aan het wagenpark van Uitvoering, briefpapier/enveloppen, vlaggen, borden in de buitenruimte en advertenties/posters.

Rechtmatigheid

Algemeen

Gedurende 2022 is er duidelijkheid gekomen inzake de rechtmatigheidsverantwoording. De verwachting was dat deze over het verslagjaar 2021 voor het eerst van toepassing zou zijn. Na divers uitstel is gedurende 2022 duidelijk geworden vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties dat de rechtmatigheidsverklaring voor het eerst opgenomen moeten worden in de jaarrekening van 2023. Vanaf het dienstjaar 2023 is het college zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. Met ingang van 2023 zal het college zelf gaan toetsen op de rechtmatige naleving van het door de raad vastgestelde normenkader. Tot en met 2022 was dit de taak van de accountant. Deze verantwoording zal plaatsvinden door middel van een voorgeschreven modeltekst.

Volgens het geldende afwijkingenbeleid, worden beïnvloedbare afwijkingen op de baten en lasten boven de € 100.000 vooraf voorgelegd aan de gemeenteraad. De grens voor de investeringen vanuit de financiële verordening ligt op:

• < € 2 miljoen: vanaf 5% en groter dan € 10.000

• > € 2 miljoen: groter dan € 100.000.

Overige afwijkingen worden achteraf verantwoord door het college. Voor zover de budgetten voor laatstgenoemde afwijkingen niet bij de Najaarsrapportage zijn bijgesteld, wordt hierover verantwoording afgelegd in de jaarrekening. In de hieronder opgenomen overzichten is vermeld op welke programma's en bij welke investeringen sprake is van een overschrijding. Deze overschrijdingen worden afzonderlijk toegelicht. Afhankelijk van de oorzaak van de overschrijding en de mate van beïnvloedbaarheid ervan, tellen de overschrijdingen wel of niet mee in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. In het geval dat de overschrijding niet meetelt, dan is dit expliciet vermeld. Met het vaststellen van de jaarrekening autoriseert de gemeenteraad deze onrechtmatigheden.

Begrotingsonrechtmatigheden binnen de exploitatie 
Op programmaniveau zijn alle begrotingsoverschrijdingen op de lasten onrechtmatig. Dit moet op programmaniveau worden toegelicht (artikel 189, lid 3 van de Gemeentewet). Bij het uitvoeren van de begroting worden lasten op een programma, voor zover deze hoger zijn dan de vastgestelde actuele begroting, aangemerkt als zogenaamde begrotingsonrechtmatigheid. Dit betekent dat er geen besluiten tot wijziging van de begroting meer tot stand zijn gekomen na afloop van het begrotingsjaar 2022. Voor de overschrijding geldt dat we moeten toelichten wat de oorzaken zijn en toelichten, voor zover dat kan, dat er samenhang is met andere onderschrijdingen of hogere baten.

De programma’s die zijn overschreden staan hieronder in een tabel. Vanwege de samenhang met het rekeningresultaat (lees de onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) staat ook voor welk bedrag we de overschrijding (eventueel) compenseren met een mutatie op specifieke reserves.

Toelichting
Op programma 10 Bestuur en concern en het overzicht overhead zijn overschrijdingen ontstaan van in totaal € 970.000 op de lasten die niet rechtmatig zijn. Op programma 10 Bestuur en concern heeft een lasten overschrijding plaatsgevonden van € 360.000. Deze overschrijding wordt met name veroorzaakt door een tweetal nieuwe wachtgeldverplichtingen die zijn ontstaan als gevolg van het stoppen van twee wethouders (€ 511.000). Daarnaast hebben binnen programma 10 enkele over en onderschrijdingen plaatsgevonden die elkaar compenseren. Zie hiervoor ‘’Afwijkingen beleidsveld Bestuur en concern’’. De onrechtmatigheid die ontstaan is op het overzicht Overhead ontstaat als gevolg van gedurende 2022 geïntroduceerde BBV regelgeving inzake het instellen van de voorziening spaarverlof. Als gevolg van deze nieuwe regelgeving heeft er een dotatie aan de voorziening spaarverlof plaatsgevonden ter grootte van € 789.000. Omdat er veel onduidelijkheid was over hoe gemeenten om moeten gaan met deze voorziening spaarverlof en gezien het feit dat de commissie BBV begin 2023 met nadere duiding van de nieuwe regelgeving is gekomen was er gedurende 2022 geen dotatie aan de voorziening spaarverlof begroot.

Naast de hiervoor genoemde onrechtmatigheden hebben er op programma 1, 2, 5 en 8 tevens overschrijdingen plaatsgevonden. De gerealiseerde lasten zijn hoger dan de lasten uit de bijgestelde begroting. Echter staan er tegenover de overschrijding op programma 1 en 8 direct gerelateerde opbrengsten waardoor deze lasten niet als onrechtmatig aangemerkt hoeven te worden. Voor programma 1 betreft dit de opbrengsten reisdocumenten. De overschrijding op programma 5 betreft hogere inzet van toezicht en handhaving ten aanzien van het parkeren. Deze overschrijding wordt gedekt uit de bestemmingsreserve parkeren. De onrechtmatige afwijking op de programma’s 2 en 8 is beneden de rapportagetolerantie zoals opgenomen in de financiële verordening van de gemeente Purmerend en is daarom niet aangemerkt als onrechtmatig.

Begrotingsonrechtmatigheden op investeringen
In 2022 zijn er geen onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van de investeringen.

Begrotingsonrechtmatigheid op aanbestedingen
Gedurende 2022 is een aantal onrechtmatigheden ten aanzien van de aanbestedingen geconstateerd. Deze onrechtmatigheden zien zowel toe op diensten en leveringen als op inhuur. De in 2021 en eerder ingezette herstellende en voorkomende maatregelen ten aanzien van de aanbestedingen laten zich in 2022 terug zien in de omvang van de onrechtmatigheden.